Se cercate online un software per il revenue management, di sicuro troverete gli RMS o prodotti di Business Intelligence. Sono prodotti fondamentali, vitali per la gestione di un albergo.
Vorrei però partire dalle basi, dal PMS, ossia il Property Management System, chiamato anche “il gestionale”.
Per me, che nasco dalla reception, è il “sistema nervoso centrale” dell’hotel, fondamentale affinché si possano inserire le prenotazioni, registrare le anagrafiche degli ospiti e delle aziende, inviare le “schedine” (e non quelle del Totip…), emettere i documenti fiscali, registrare i corrispettivi.
Tutte queste attività sono obbligatorie. Il rischio è che si utilizzi solo per svolgere attività di front office e back office di base. Il grande grandissimo potenziale è che racchiude tantissime informazioni riguardo i nostri ospiti.
Per questo motivo un buon PMS è assolutamente indispensabile per applicare strategie di revenue management efficaci.
È diventato la fonte primaria di dati per il revenue management e il fulcro di un ecosistema tecnologico interconnesso. Ecco perché è così importante:
1. La Base dei Dati Storici e Attuali
Il revenue management è una disciplina guidata dai dati. Un PMS moderno raccoglie e archivia una quantità enorme di informazioni cruciali:
- Dati di prenotazione: date di arrivo e partenza, tipologie di camera prenotate, tariffe applicate, canali di prenotazione, durata del soggiorno (LOS).
- Dati degli ospiti: nazionalità, preferenze, storico dei soggiorni, informazioni sui programmi fedeltà (se il PMS integra funzionalità CRM o si connette a esso).
- Dati finanziari: ricavi per camera, ricavi aggiuntivi (extra, servizi), costi.
- Dati operativi: stato delle camere, manutenzione, pulizia.
Questi dati, in particolare quelli storici, sono la materia prima che i Revenue Management System (RMS) utilizzano per costruire previsioni accurate della domanda. Senza un PMS che raccolga e organizzi questi dati in modo strutturato e accessibile, l’RMS non avrebbe le informazioni necessarie per funzionare al meglio.
2. Alimentare le Previsioni (Forecast)
Il cuore del revenue management è la capacità di prevedere la domanda futura. Un PMS di qualità fornisce i dati grezzi necessari per generare queste previsioni:
- Andamento delle prenotazioni (Pickup): Monitorare il ritmo con cui le prenotazioni arrivano per date future è essenziale. Un buon PMS ti mostra in tempo reale quante camere sono state vendute per un determinato periodo, permettendoti di calcolare il “pickup” e adattare le strategie oltre che a monitorare il SDLY (Same Day Last Year – ossia quante prenotazioni si avevano allo stesso giorno per una determinata data).
- Composizione dell’inventario: Il PMS tiene traccia della disponibilità di ogni singola camera e tipologia. Questa informazione è vitale per capire quante camere sono rimaste da vendere e come allocarle al meglio.
- Pattern di soggiorno: Analizzare la durata media soggiorno, i giorni della settimana preferiti, e i periodi di picco/bassa stagione.
Un PMS che permette di segmentare i dati (per nazionalità, canale, tipo di ospite, ecc.) offre un’analisi ancora più granulare, consentendo previsioni più precise e strategie di pricing mirate.
3. Integrazione Cruciale con Altri Sistemi
L’efficacia di un PMS nel revenue management è amplificata dalla sua capacità di integrarsi senza soluzione di continuità con altri software:
- Revenue Management System (RMS): Come già accennato, il PMS fornisce i dati all’RMS e riceve da esso le tariffe e le strategie da applicare. L’integrazione bidirezionale è la chiave.
- Channel Manager: Il PMS comunica con il Channel Manager per aggiornare disponibilità e tariffe su tutte le OTA e canali di distribuzione online. Questo assicura che le strategie di pricing siano riflesse ovunque e che l’inventario sia sempre accurato.
- Booking Engine: Il booking engine del tuo sito web si interfaccia direttamente con il PMS per mostrare la disponibilità e le tariffe in tempo reale, facilitando le prenotazioni dirette.
- Strumenti di Competitive Rate Shopping: Anche se questi strumenti operano esternamente, i dati che raccolgono sulle tariffe dei competitor possono essere meglio analizzati in relazione ai dati di performance interni del PMS.
4. Reportistica e Analisi delle Performance
Un buon PMS offre funzionalità di reportistica e analisi che sono fondamentali per valutare l’efficacia delle strategie di revenue management. Permette di generare report su:
- Occupazione e ADR (Average Daily Rate)
- RevPAR (Revenue Per Available Room)
- Segmentazione dei ricavi
- Performance passate vs. future
Questi report permettono ai revenue manager di identificare tendenze, punti di forza e di debolezza, e di prendere decisioni informate per ottimizzare ulteriormente le strategie.
Devono essere editabili, quindi non prendete in considerazione software che forniscono report in pdf.
Abbandonate l’idea di acquisire un PMS su server o se ne avete uno, valutate di cambiarlo. Ormai tutti i PMS sono su Cloud, che è una modalità più sicura e permette tante altre funzioni.
Un PMS moderno e ben scelto non è solo un gestore di operazioni, ma un vero e proprio strumento strategico che funge da fondamento per qualsiasi iniziativa di revenue management. Senza un PMS efficiente ed integrato, le strategie di pricing dinamico, le previsioni accurate e l’ottimizzazione dei canali rimarrebbero concetti teorici, difficili da implementare e misurare con successo.
Conclusione:
Il momento della scelta di un PMS è cruciale. Una volta scelto, molto probabilmente, non lo cambierete per molto tempo, pertanto prendetevi il giusto tempo per valutarne diversi.
Prendete in considerazione le caratteristiche della vostra struttura, da quante camere e quanti reparti è composta, quali servizi offrite o vorrete offrire, pensate anche a quali future esigenze potreste avere perché da lì dovranno uscire i dati che vi servono.
Non basate la vostra decisione puramente sul rappresentante di turno che si presenta meglio (so già che qualche commerciale mi manderà degli improperi) o sul prodotto più economico (perché ormai avete già speso tanto con la ristrutturazione, che il PMS deve costare poco).
Siete un albergo o un resort di lusso con diversi servizi e prendete il PMS più basico che c’è sul mercato, che vi permetta di fare solo check-in, check-out e fatture? Non commettete questo errore. Se siete una struttura a 5 stelle, vi servirà un prodotto in grado di raccogliere maggiori informazioni possibili per dare il servizio corrispondente ai vostri clienti. Se avete più reparti, vi servirà uno strumento che si interfacci con altri software che gestiscono quei reparti.
Ricordate: un buon PMS può permettervi di vendere al meglio le vostre camere, ma solo se è quello giusto. Solo se è quello che fornisce meglio i dati agli altri software che si interfacciano e in modo più fluido.
Se avete bisogno di un consiglio o un parere esterno, scrivetemi o mandatemi un whatsapp senza impegno.
