La gestione del tempo per manager alberghieri è una delle sfide più complesse del settore hospitality.

In un piovoso pomeriggio della bassa modenese, una conversazione con un professionista del settore alberghiero ha fatto emergere una verità scomoda ma universale: la difficoltà di staccarsi dall’operatività del quotidiano. Una difficoltà che accomuna manager, albergatori e imprenditori, intrappolati in un vortice di urgenze che li allontana sempre più dal loro vero ruolo.

La trappola dell’operatività

Un manager o un albergatore passa la maggior parte del suo tempo immerso nei problemi operativi di tutti i giorni. Non è raro vederli coprire turni in reception, aiutare in sala colazioni per colmare assenze dovute a malattie o al turnover del personale, risolvere emergenze dell’ultimo minuto. La realtà quotidiana di molte strutture ricettive è questa: un susseguirsi incessante di imprevisti che assorbono completamente l’attenzione di chi dovrebbe invece occuparsi di strategia e direzione.

Ma cosa succede quando finalmente si riesce a ritagliarsi un po’ di tempo per svolgere il proprio vero lavoro? Si rimane seduti alla scrivania, rintontiti dal turbinio al quale ci si è abituati, fissando nel vuoto. È un’immagine che può sembrare figurata, ma per molti è stata una realtà concreta e tangibile. Ci si chiede: e ora? Che faccio?

Il vero ruolo del decisore

Il ruolo del decisore o del manager dovrebbe essere completamente diverso. Dovrebbe dedicarsi ad attività di analisi dei dati, per capire quale direzione deve prendere l’azienda e implementare strategie o azioni per raggiungere gli obiettivi prefissati. Dovrebbe realizzare roadmap che devono essere spiegate al personale a seconda del reparto, prevedendo istruzioni precise e specifiche oltre che attività di controllo e supervisione. Dovrebbe dedicarsi a studiare quello che è successo e a come modificare la direzione laddove necessario.

Insomma, compiti che non hanno nulla a che fare con l’operativo quotidiano.

Eppure, c’è un paradosso psicologico che complica ulteriormente le cose: se non si spende tempo a svolgere compiti manuali o con un effetto immediato, ci si sente inutili. La gratificazione immediata di risolvere un problema concreto, di vedere il risultato tangibile del proprio intervento, crea una dipendenza pericolosa che ci allontana dal nostro vero compito.

La necessità di alzare lo sguardo

Prendersi il tempo per allontanare la visione dal marasma delle attività quotidiane è necessario e solo il manager lo può fare. Nessun altro in azienda ha la responsabilità e la prospettiva necessaria per guardare oltre l’orizzonte immediato. Sembra impossibile farlo perché siamo travolti e assuefatti, immobilizzati dalle nostre abitudini. Ma si può fare.

La soluzione non richiede rivoluzioni impossibili da sostenere, ma piccoli cambiamenti nella propria quotidianità. Dedicare due ore del proprio tempo tutti i giorni per l’analisi, la ricerca, lo studio e l’esplorazione aiuta a nutrire la mente e a raccogliere spunti da mettere in atto in hotel. Due ore che devono essere considerate sacre, inviolabili, tanto quanto un appuntamento con un cliente importante.

L’arte della delega

Delegare la risoluzione di alcuni problemi ai capi reparto aiuta a ritagliarsi quel tempo per fare il proprio lavoro. È fondamentale ricordare che il lavoro del manager non è correggere incassi sbagliati, recuperare prenotazioni non incassate, fare cappuccini o mettere a posto il magazzino. Solo il manager può dare la direzione all’attività. È una responsabilità che non può essere delegata, ma per esercitarla è necessario liberarsi da tutto ciò che invece può essere delegato.

La delega non è un segno di debolezza o di disimpegno, ma al contrario è uno strumento strategico fondamentale. Permette di responsabilizzare i collaboratori, di farli crescere professionalmente, di costruire un team più autonomo e competente. E, allo stesso tempo, libera il tempo prezioso del manager per le attività che solo lui può svolgere.

La solitudine del comando

Il direttore è già solo nello svolgimento del suo lavoro. È un ruolo solitario e all’apice dell’azienda. Non c’è nessuno che ti dice come devi svolgere un compito, ci si deve prendere la responsabilità completa del risultato. Una volta fatto il proprio dovere, ci si chiede se si potesse fare di più o di meglio o in modo diverso. Questa solitudine può essere pesante, a volte schiacciante.

Ed è proprio in questa solitudine che si rischia spesso, troppo spesso, di fossilizzarsi nelle proprie abitudini, senza mai cambiare il proprio modus operandi. L’area di comfort è rassicurante per definizione, ci tiene al caldo. Ma questa comfort zone può trasformarsi in una gabbia dorata che impedisce l’evoluzione e il miglioramento.

Il coraggio del cambiamento

Cosa succederebbe se ogni tanto cambiassimo modo di fare le cose? Ai clienti e ai dipendenti potrebbe portare beneficio. È una domanda semplice ma rivoluzionaria. Spesso continuiamo a fare le cose nello stesso modo non perché sia il migliore, ma semplicemente perché è quello che abbiamo sempre fatto.

Le domande giuste da porsi sono: cosa migliorerebbe la comunicazione tra i dipendenti? Quale attività posso implementare nella quotidianità del personale che possa darmi informazioni su cosa vogliono i clienti? Quali sono i problemi che riportano? Come posso migliorare il benessere dei miei dipendenti o rendere il lavoro semplificato e fluido?

Queste domande richiedono tempo per essere formulate e risposte per essere implementate. Tempo che deve essere sottratto all’operatività quotidiana e dedicato alla riflessione strategica.

Conclusione: una scelta consapevole

Uscire dal vortice dell’operatività non è facile, ma è una scelta necessaria per chi vuole davvero fare il manager e non limitarsi a gestire le emergenze quotidiane. Richiede disciplina, la capacità di dire di no, di delegare, di accettare che non tutto deve essere perfetto immediatamente.

Ma soprattutto richiede la consapevolezza che il vero valore del manager non sta nella sua capacità di risolvere problemi operativi, ma nella sua capacità di vedere oltre, di tracciare la rotta, di costruire il futuro dell’azienda mentre gli altri si occupano del presente. Solo così si può sfuggire al destino di essere travolti dagli imprevisti, anche nell’azzurro del mare di agosto.

Se anche tu hai vissuto lo stesso, convidilo con me.